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Disposition Logistique

Informations et enregistrement pour l'organisation logistique (PDF)

Annexe I - Formule d'informations logistiques personnelles

Avis important:

Chaque participant présentiel doit soumettre ses informations logistiques personnelles en remplissant le formulaire et en le renvoyant au secrétariat du pays hôte (Japon) au plus tard le 28 avril 2023. Le pays hôte utilisera ces informations pour mettre en place l'organisation logistique nécessaire à chaque participant.

Introduction

La Conférence mondiale OMD–UPU se tiendra du 6 au 8 juin 2023 à Tokyo (Japon), sous les auspices du Gouvernement japonais (via le Ministère des finances et le Ministère des affaires intérieures et communications) et de Japan Post. Le présent document «Informations et enregistrement pour l’organisation logistique» (ci-après dénommé «note») donne des informations générales sur les questions administratives et logistiques et d’autres renseignements pertinents pour la conférence. Il contient aussi des informations quant aux arrangements logistiques pour l’enregistrement, conformément à l’annexe 1.

Date et lieu de la conférence

La conférence se tiendra du 6 au 8 juin 2023 au Sheraton Miyako Hotel Tokyo. Veuillez consulter le site Web officiel de l’hôtel pour référence

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Calendrier/ordre du jour de la conférence

  Lundi 5 juin (enregistrement) Mardi 6 juin Mercredi 7 juin Jeudi 8 juin (visite sur site/excursion)
Matin   Cérémonie d’ouverture Réunion Réunion Visite sur site/excursion
Pause-déjeuner   Organisé par le Japon Organisé par le Japon Organisé par le Japon
Après-midi Enregistrement Réunion Réunion
Cérémonie de clôture		 Visite sur site/excursion
Dîner Réception de bienvenue
offerte par le Japon		 Cocktail organisé par
l’Organisation mondiale des douanes (OMD)		 Cocktail organisé par l’UPU  

 

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Enregistrement pour la participation

Toute personne qui souhaite participer à la conférence devra s’enregistrer individuellement le 28 avril 2023 au plus tard au plus tard via le site Web officiel de la conférence

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Événements sociaux

Plusieurs événements sociaux (cocktails, visites sur site et excursions) sont prévus. Les participants doivent vérifier les événements organisés et s’y inscrire durant le processus d’enregistrement.

Accès à Internet

Un réseau Wi-Fi gratuit sera disponible dans les chambres ainsi que sur le lieu de la conférence pour les participants.

Langues

Un service d’interprétation en anglais et en français sera disponible durant les principales réunions les 6 et 7 juin et lors de la visite sur site le 8 juin. Veuillez toutefois noter que seul l’anglais serait employé durant les événements et activités tels que le cocktail du 5 juin et l’excursion du 8 juin.

Exigences en matière de visa

Il est de la responsabilité des participants d’obtenir un visa avant leur voyage. Toutes les dispositions nécessaires devraient être prises avant le voyage. Veuillez noter que tous les coûts engendrés par des changements/annulations des billets en raison de l’absence de visa ou pour d’autres raisons personnelles seront entièrement à la charge des participants.

Les participants qui ont besoin d’un visa d’entrée ou d’une confirmation de sa nécessité sont priés de faire une demande à l’ambassade du Japon de leurs pays respectifs bien avant leur départ.

Sites Web des ambassades, consulats et missions permanentes du Japon
https://www.mofa.go.jp/about/emb_cons/mofaserv.html

Le site Web du Ministère japonais des affaires étrangères peut être utile:

Pour des informations générales sur les procédures du Japon à suivre pour l’obtention d’un visa
https://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/index.html

Pour des informations spécifiques sur les exemptions de visa pour les détenteurs de passeports diplomatiques et officiels
https://www.mofa.go.jp/ca/fna/page22e_000692.html

Si vous avez besoin d’aide pour votre demande de visa, veuillez contacter le secrétariat du pays hôte, dont les coordonnées figurent dans la section 20 de la présente note.

Autres exigences pour le contrôle des frontières

Depuis le 29 avril 2023, il n'est plus nécessaire d'avoir un certificat de vaccination Covid-19 valide ni le résultat du test avant le départ pour entrer au Japon. Pour de plus amples détails, veuillez consulter le site Web du Ministère japonais de la santé, du travail et des affaires sociales (v. lien plus bas). Veuillez noter que vous devez préenregistrer les informations nécessaires sur «Visit Japan Web». L’application mobile (pour iOS et pour Android) et l’application Web sont également disponibles (v. lien ci-après). En préenregistrant les informations nécessaires via «Visit Japan Web», vous pouvez également traiter certaines des procédures relatives aux douanes, à l’immigration et aux quarantaines avant l’arrivée à l’un des aéroports de destination (aéroports internationaux de Narita et de Haneda), et cela peut contribuer à simplifier votre passage en douane à l’aéroport.

Mesures aux frontières japonaises (Ministère de la santé, du travail et des affaires sociales)>
https://www.mhlw.go.jp/stf/covid-19/bordercontrol.html

Réservations d’hôtel

Veuillez consulter la page «Venue and Accommodation» du site Web officiel de la conférence.

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Arrangements pour le transport sur place

Transport depuis/vers les aéroports par bus

Les participants arrivant aux aéroports internationaux de Narita et de Haneda seront accueillis par le personnel de réception au terminal d’arrivée. Le personnel de réception apportera son aide pour les services de transport, qui devraient être assurés par une navette ou un service public de limousine (actuellement suspendu à cause de la COVID-19, mais qui devrait reprendre bientôt) vers l’hôtel dans lequel vous logerez ou le lieu accessible le plus proche.*

* Remarque1: nous aiderons les participants résidant au Sheraton Miyako Hotel Tokyo et dans les hôtels situés près de la gare de Meguro pour le service de transport; toutefois, pour le transport vers et depuis les autres hôtels, les arrangements dépendront des ressources à notre disposition ainsi que du niveau de complexité de l’organisation logistique à ce moment-là. Par conséquent, il n’existe aucune certitude quant à la possibilité d’arrangements pour le transport vers et depuis ces autres hôtels au moment de la conférence.

À cet effet, veuillez remplir soigneusement l’annexe 1 avec vos informations logistiques individuelles et la retourner le 28 avril 2023 au plus tard. Par la suite, les informations détaillées sur les arrangements et l’exploitation du service de transport seront mises à jour dans la présente note ultérieurement, avant le départ pour et l’arrivée au Japon.

En outre, pour le retour vers votre pays, nous fournirons un service de transport vers les aéroports précités; cependant, en raison de complications avec l’organisation logistique, le point de départ du service de bus pourrait être le Sheraton Miyako Hotel Tokyo uniquement. Par conséquent, les participants qui souhaiteraient avoir recours à ce service devront se rendre au Sheraton Miyako Hotel Tokyo Hotel par leurs propres moyens et à leurs frais. Les arrangements détaillés seront préparés à une date ultérieure, et les participants en seront informés en temps utile.

* Remarque2: L'arrangement mentionné ci-dessus sera disponible du 4 au 5, du 7 au 9 juin 2023. En dehors de cela, les participants sont essentiellement censés s'organiser eux-mêmes.

Transport depuis/vers les aéroports par train

Veuillez noter qu’en principe le transport depuis/vers les aéroports sera organisé en fonction de la sous-section 11.1. De ce fait, la présente sous-section est pour référence uniquement.

  • Depuis l’aéroport de Narita
    Aéroport de Narita → (JR – Narita Express, 3250 JPY, une heure) → Gare de Shinagawa → (JR – Ligne Yamanote, 160 JPY, huit minutes) → Gare de Meguro → (Métro, 170 JPY, deux minutes) → Station Shirokanedai → (environ quatre minutes à pied) → Hôtel
  • Depuis l’aéroport de Haneda
    Aéroport de Haneda → (Keikyu Airport Limited Express, 300 JPY, vingt minutes) → Gare de Shinagawa → (JR – Ligne Yamanote, 160 JPY, huit minutes) → Gare de Meguro → (Métro, 170 JPY, deux minutes) → Station Shirokanedai → (environ quatre minutes à pied) → Hôtel

Transport vers/depuis le lieu de la conférence, au Sheraton Miyako Hotel Tokyo

Pour prendre part à la conférence, y compris aux événements et activités tels que le cocktail prévu le 5 juin et la visite sur site/l’excursion prévue le 8 juin, il est attendu que les participants résidant dans un hôtel autre que le Sheraton Miyako Hotel Tokyo organisent leur propre transport depuis/vers le lieu de la conférence par leur propre moyen et à leurs frais. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de moyens de transport à cet effet.

  • Moyen de transport 1: train
    Sortez de la station Shirokanedai par la sortie no 2 après avoir emprunté la ligne Namboku (Tokyo Metro) ou la ligne Toei Mita (Tokyo Metro), puis marchez pendant environ quatre minutes. Il s’agit de l’option la plus économique, qui ne coûte que quelques centaines de yen (soit quelques dollars des États-Unis).
  • Moyen de transport 2: taxi
    Depuis la gare de Meguro: aller simple prenant entre cinq et dix minutes, 1000 JPY Depuis la gare de Shinagawa: aller simple prenant entre sept et quinze minutes, 1400 JPY
  • Moyen de transport 3 service de navette gratuite proposé par le Sheraton Miyako Hotel Tokyo
      Horaires de fonctionnement Intervalle Temps nécessaire
    Sheraton Miyako Hotel Tokyo
    ↕ (aller et retour)
    Sortie Est de la gare de Meguro    		 Entre 10 h 30 et 22 heures Quinze minutes Cinq à dix minutes
    Sheraton Miyako Hotel Tokyo
    ↓ (aller simple)
    Gare de Shinagawa    		 Entre 7 h 30 et 10 heures Quinze minutes Sept à quinze minutes

Cependant, veuillez noter que ce moyen de transport présente certaines limites (horaires de fonctionnement et partiellement en aller simple).

À titre de référence, veuillez trouver ci-dessous une cartographie mettant en avant les différents lieux, dont le Sheraton Miyako Hotel Tokyo et les gares/stations clés.

Enregistrement sur place sur le site

Tous les participants en présentiel doivent s’enregistrer sur site pour des raisons de sécurité et de logistique. Le bureau d’enregistrement sera ouvert vers 14 heures le 5 juin en face de la salle de conférences (salle Daigo, B2F). Le personnel chargé des enregistrements vérifiera l’identité des participants et fournira un badge (accompagné d’un porte-badge) qui devra être porté par les participants pour toute la durée de la conférence.

Code vestimentaire

Une tenue professionnelle est recommandée lors de la conférence. Les participants sont invités à adopter une tenue élégante décontractée pour les dîners officiels. Pour la visite sur site et l’excursion du 8 juin, il est recommandé aux participants de porter une tenue légère et confortable (notamment des chaussures de marche pour la visite sur site). Lors de la visite sur site, le port d’un casque peut être exigé des participants.

Devise, change, cartes de crédit

La devise officielle du Japon est le yen (JPY). Des bureaux de change sont présents dans les aéroports et dans certains grands hôtels et zones commerciales. De nombreux distributeurs automatiques de billets acceptent la plupart des cartes de crédit et de débit. Les cartes les plus courantes (VISA, Mastercard, American Express et JCB) sont acceptées dans la majorité des hôtels, restaurants et magasins.

Le taux de change est d’environ 1 USD = 135 JPY.

Assurance

Le pays hôte ne fournit aucune assurance visant à couvrir les participants et leurs biens. Il est recommandé aux participants de souscrire une assurance maladie de voyage à titre personnel.

Électricité

Le Japon utilise des prises électriques de type A.
La tension standard est de 100 V.
La fréquence standard est de 50/60 Hz.


Prise de type A

Météo

En juin, la température moyenne à Tokyo lors d’une journée classique varie entre 18°C (64°F) et 26°C (79°F) et il peut pleuvoir de manière modérée certains jours.

Heure locale

Heure normale du Japon (JST), UTC+9

Pour les participants en ligne

Les participants en ligne peuvent assister à la conférence par le biais d’une plate-forme familière (p. ex. Zoom, MS Teams, Webex) en mode passif. Vous recevrez le lien pour la téléconférence lorsque celui-ci sera créé.

Contact avec le secrétariat du pays hôte (Japon)

(À)

(En copie)

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